Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjodi dua golongan: gaji dan upah. Gaji umumnua merupakan pembayaraan atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunuyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran jasa atas penyerahan jasa yang dilaitukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dihitung bardasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
A. DESKPIPSI SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
Sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan departemen personalia dan umum, departemen keuangan, dan departemen akuntansi. Departemen personalia dan umum pertanggung jawab dalam pengangkAtan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarip gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Bagian Keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Bagian Akuntansi bertangggungjawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediakan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadiri
2. Prosedur pembuaton daftar gaji.
3. Prosedur pembayaran gaji.
4. Prosedur distribusi gaji.
Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini;
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatan waktu kerja.
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur pembayaran upah.
5. Prosedur distribusi upah.
Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh Bagian Pencatat Waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kontor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) Yang dicap secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidak hadiran mereka.
Prosedur pencatatan waktu kerja Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi upah karyawan kepada produk yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misaanya seorang karyawan pabrik hadir di perusahaan selama 7 jam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini, Bagian Gaji dan Upah membuat daftar gaji dan upah karyawan . Data yang dipakai sebagai daras pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh Bagian Gaji dan Upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghaslian karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan Bagian Utang dan Bagian Kosa. Bagian Utang membuat perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kosa untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian Kosa kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan, upah. Jika Jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah, kepada karyawan.
Prosedur distribusi gaji upah. Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, Biaya tenaga kerja didistribusikon kepada departemen-departemen yanbg menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengawasan biaya dan perhitungan harga pokok produk.
B. ELEMEN SISTEM PENGAWASAN AKUNTANSI
Elemen sistem pengawasan akuntansi dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
1. Organisasi
a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah
b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh bagian pencatat waktu.
b. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
c. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala departemen personalia dan umum.
d. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala departemen akuntansi.
e. Cek untuk gaji dan upah harus ditandetangani oleh kepala departemen keuangan.
3. Praktek yang sehat
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung,
b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh bagian Pencatat waktu
C. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT
Unit organisasi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
1. Bagian Kepegawaian.
2. Bagian Pencatat Waktu.
3. Bagian Saji dan Upah.
4. Bagian Utang.
5. Bagian Kaso.
6. Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya.
7. Bagian Jurnal, Suku Besar, Loporan.
Bagian Kepagawaian. Bagian Kepegawaian memegang peranan yang penting dalam kegiatan penggajian dan pengupahan. Bagian ini bertugas untuh, mencari karyawan baru, menyeleksi calon, karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat Surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan kenaikam pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
Bagian Pencatat Waktu. Bagian pencatat waktu bertugas untuk menyelenggarakan catatan-waktu hadir, bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengawasan intern yang baik menyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh penyelia (super-visors) atau oleh karyawan yang bertanggungjawab terhadap pernbuatan daftar gaji dan upah.
Bagian Gaji dan Upah. Berfungsi untuk menghitung penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Hasil perhitungan ini dituangkan dalam daftar gaji dan upah untuk kemudian diserahkan kepada Bagian Utang guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
Bagian Utang. Berfungsi untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini membuat bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada Bagian Kasa untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.
Bagian Kasa. Berfungsi untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan ke dalam amplop gaji dan upah tiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya. Berfungsi untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).
Bagian Jurnal, Buku Besar, Laporan. Berfungsi untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum.
D. DOKUMEN
Dokumen yang digunakan dalam sistem pengajian dan pengupahan adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan daftar upah.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah.
8. Bukti kas keluar.
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh Bagian Kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya Surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke Bagian Gaji Upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
Kartu jam hadir. Merupakan dakumen yang digunakan oleh Bagian Pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu. Lihat contoh daftar hadir karyawan dalam gambar 10.1 dan kartu jam hadir dalam gambar 10.2.
Kartu jam kerja. Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke Bagian gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi upah langsung kepada tiap jenis produk atau pesanan. Seperti telah saya sebutkan di atas, catatan waktu kerja ini harus diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini diperlukan informosi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk tiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi massa, karyawan pabrik, mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung pabrik. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama.
Daftar gaji dan daftar upah. Merupakan dokumen yang berjumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi potongon-potongon berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran. untuk, organisasi karyawan, dan lain sebagainya
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Merupakan ringkasan gaji dan upah per depertemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang berangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
Surat pernyataan gaji dun upah. Dokumen ini dibuat oleh Bagian gaji dan Upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi tiap karyawan mengenai rincion gaji don upoh gang' diterima tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban tiap kargawan.
Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada tiap karyawan, dalam amplop, gaji dan upah. Di halaman, muka amplop gaji dan upah tiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
Bukti kas keluar Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh Bagian utang kepada Bagian Kasa, berdasarkan infomasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari Bagian Gaji dan Upah.
E. CATATAN AKUNTANSI
Catatan akuntansi yang digunakon dalam pencatatan gaji dan upah adalah:
1. Jurnal umum.
2. Kortu harga pokok.
3. Kartu biaya.
4. Kartu penghasilan
Jurnal umum. Dalam pencatatan, gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam tiap departemen dalam perusahan.
Kartu harga pokok. Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk. mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan, Sumber informasi untuk pencatatan dalarn kartu, biaya ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.
Kartu penghasilan karyawan. Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterime oleh tiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar, penghitungan PPh posal 21 yang menjadi beban tiap karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini, tiap karyawan hanya mengetahui gaji atau upahny sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang, lain.
F. LAPOPAN
Loporan yang dihasilkan dari sistem penggajian dan pengupahan ini adalah :
1. Loporon biaya tenaga kerja menurut jenisnya perdepartemen.
G. SISTEM PENGGAJIAN
Dalam sistem penggajian berikut ini, tanda terima gaji oleh karyawan dibuktikan dengan penandatangan karyawan atas kartu penghasilan karyawan. sehingga setiap karyawan hanya dapat melihat gajinya masing-masing. Informasi gaji merupakan informasi pribadi, yang bersifat rahasia bagi karyawan.
Uraian Kegiatan Sistem Penggajian
1. Bagian Pencatat Waktu
a. Mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam kartu jam hadir.
b. Membuat daftar hadir karyawan atas daser kartu jam hadir.
c. Mengerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam nadir ke Bagian Gaji dan Upah.
2. Bagian Buji dan Upah
- Menerima daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu.
- Membuat daftar gaji atas dasar surat keputusan mengenai jabatan atau tarif upah karyawan, dan berbagai surat keputusan yang lain, yang dikeluarkan oleh bagian kepegewaian dan daftar hadir dari bagian pencatat waktu. Jika karyawan tidak mengalami perubahan pangkat atau galongan gaji, data gaji karyawan yang tencantum dalmr daftar gaji bulan yang lalu dapat dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji bulan kini.
- Membuat rekapitulasi gaji tiap departemen dan membuat surat pemberitahuan gaji untuk tiap karyawan.
d. Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan berdasar data dalam daftar gaji.
e. Mengirimkan daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lember), surat pemberitahuan gaji dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang.
- Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri dengan daftar gaji lembar 2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kaso.
- Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar gaji menurut tanggal.
- Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut abjad nama karyawan.
3. Bagian Utang
a. Menerima daftar gaji (2 lembar), rekap daftar gaji (2 lembar), surat pemberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji dan upah.
b. Membuat bukti kas keluar 3 lembar atas dasar daftar gaji
c. Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar. Jurnal yang dibuat dalam register kas keluar contoh adalah sebagai berikut :
4. Bagian Kasa
a. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 dari Bagian Utang, dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2, surat pamberitahuan gaji, dan kartu penghasilan karyawan.
b. Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam daftar gaji, dan memintakan tandatangan atas cek dari pejabat yang berwenang (misalnya dari Direktur Keuangan).
c. Menguangkan cek ke bank.
d. Memasukkan uang gaji dan surat pernberitahuan gaji ke dalam amplop gaji tiap-tiap karyawan.
e. Membagikan amplop gaji (yang didalamnya terdapat uang gaji dan Surat pemberitahuan gaji) kepada karyawan uang berhak.
f. Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dari karyawan pada kartu penghasilan karyawan,
g. Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar lembar 1 dan 3, daftar gaji lembar 1 dan 2, rekap daftar gaji lembar 2.
h. Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
Lembar l: diserahkan ke Bagian Utang, dilampiri dengan daftar gaji lemmbar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2
Lembor 3: diserahkan ke Bagian Gaji dan Upah dilampiri dengan, daftar gaji lembar 2 dan kartu penghasilan karyawan.
5. Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan
a. Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari Bagian Utang, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1.
b. Mencatat bukti kas keluar tersebut dalam Jurnal umum, Jurnal Yang dibuat adalah:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Rp. xx
Biaya Administrasi dan Umum Rp. xx
Biaya Pemasaran Rp. xx
Gaji dan Upah Rp. xx
c. Menyerahkan bukti kas keluar lembar 2 dan rekap daftar gaji lembar 1 ke Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya.
d. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari Bagian Utang dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2.
e. Mencatat bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register cek. Jurnal yang dibuat dalam register cek ini adalah:
Utang Gaji dan Upah Rp. xx
Kas Rp. xx
f. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar, 1 dilampiri dengan daftar gaji lembar 1 dan rekap daftar gaji lembar 2 menurut nomor urut bukti kas keluar.
6. Bagian Kartu Persediiaan dan Kartu Biaya
- Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari Jurnal, Buku Besar, dan Laporan, dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1.
- Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya
- Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 2 dilampiri dengan rekap daftar gaji lembar 1 menurut nomor urut bukti has keluar.
H. SISTEM PENGUPAHAN
Sistem pengupahon, yang merupakan sistem pembayaran atas Jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai karyawan pelaksana, atau kepada karyawan yang jasanya dibayar menurut jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan. Karena karyawan yang upahnya didasarkan kepada jam atau hari kerja di Parik ada yang merupakan tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk yang dihasilkan, maka dalam sistem pengupahan ini diperlikan pencatatan waktu kerja untuk membebankan upah tenago kerja langsung kepada produk.
Uraian Kegiatan Sisten Pengupahan
1. Bagian Pencatat Waktu
- Mencatat waktu hadir tiap karyawan dalam, kartu jam hadir.
- Membuat daftar, hadir karljawan atas dasar, kartu jam hadir.
c. Menyerahkan daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir ke Bagian Gaji dan Upah.
2. Bagian Produksi
- Mencatat waktu kerja tiap tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk ke dalam kartu jam kerja
- Membuat daftar jam kerja karyawan atas dasar kartu jam kerja.
- Menyerahkan daftar jam kerja dilampiri dengan kartu jam kerja ke Bagian Gaji dan Upah.
3. Bagian gaji dan Upah
- Menerima daftar hadir dilampiri dengan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu.
- Menerima daftar jam kerja dilampiri dengan kartu jam kerja dari bagian produksi.
- Membandingkan jam hadir dan jam kerja tenaga kerja langsung.
- Membuat daftar upah (2 lembar) atas dasar surat keputusan mengenai jabatan atau tarif upah karyawan, dan berbagai surat keputusan yang lain yang dikeluarkan oleh bagian kepegawaian dan daftar hadir dari bagian pencatat waktu serta berbagai potongan atas upah.
- Membuat rekapitulasi upah tiap departemen dan tiap produk (2 lembar) serta membuat surat pemberitahuan upah untuk tiap kargawan.
- Mencatat penghasilan karyawan dalam kartu penghasilan karyawan berdasar data dalam daftar upah.
- Mengirimkan daftar upah (2 lembar), rekap daftar upah (2 lembar), surat Pemberitahuan upah dan kartu penghasilan karyawan ke bagian utang
- Menerima bukti kas keluar lembar 3 dilampiri dengan daftar upah lembar 2 yang telah dicap lunas dan kartu penghasilan karyawan dari bagian kasa.
- Mengarsipkan bukti kas keluar dan daftar upah menurut tanggal.
- Mengarsipkan kartu penghasilan karyawan menurut abjad nama karyawan.
4. Bagian Utang
a. Menerima daftar upah (2 lembar), rekap daftar upah (2 lembar), surat pemberitahuan upah, dan kartu penghasilan karyawan dari bagian gaji dan upah.
- Membuat bukti kas keluar 3 lembar atas daftar daftar upah.
c. Mencatat bukti kas reluar dalam register bukti ras keluar. Jurnal yang dibuat dalam register kas keluar adalah sebagai berikut:
Gaji don upah Rp. xx
Bukti kas keluar yang akan dibayar Rp. xx
utang pph. Rp. xx
d. Mandistribusikan bukti kas keluar dan dokumen pandukungnya sebagai berikut:
Lember I dan 3: diserahkan ke bagian Koso, dilampiri dengan daftar upah lembar I dan 2, rekap daftar upah lembar 2, surat pemberitahuan upah, dan kartu penghasilan karyawan.
Lembor 2 : diserahkon ke Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan, dilampiri dengan rekap daftar upah lembar ke 1.
e. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dari bagian kasa, dilampiri dengan daftar upah lembar 1 dan rekap daftar upah lembar 2. Semua dokumen tersebut telah dicap 'lunas' oleh bagian kara setelah pembayaran upah selesai dilakukan.
f. Mencatat nomor cek yang tercantum dalam bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register bukti kas keluar.
g. Menyerahkan bukti kas keluar lembar i ke bagian jurnal, buku besar, dan laparan, dilampiri dengan daftar upah lembar 1 dan rekap daftar upah lembar 2.
5. Bagian Kaa
a. Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 dari bagian utang, dilampiri dengan daftar upah lembar 1 dan 2, rekap daftar upah lembar 2, surat pemberitahuan upah, dan kartu penghasilan karyawan.
b. Mengisi cek sejumlah uang wang tercantum dalam daftar upah, dan memintakan tandatangan atas cek dari pejabat yang berwenang (misalnya dari direktur keuangan).
c. Menguangkan cek ke bank.
d. Memasukkan uang upah dan surat pemberitahuan upah ke dalam amplap upah tiap-tiap karyawan.
e. Membagikan amplop upah (yang didalamnya terdapat uang-upah dan surat pemberitahuan upah) kepada karyawan yang berhak.
f. Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan upah dari karyawan pada kartu penghasilan karyawan.
g. Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar lembar 1 dan 3, daftar upah lembar, 1 dan 2, rekap daftar upah lembar 2.
h. Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:a
Lembar l: diserahkan ke Bagian Utang, dilampiri dengan daftar upah lembar I dan rekap daftar upah lembar 2
Lembar 3: diserahkan ke Bagian Gaji dan Upah dilampiri dengan daftar upah lembar 2 dan kartu penghasilan karyawan.
6. Bagian Jurnal, Buku Besar, dan Laporan
- Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari bagian utang, dilampiri dengan drop daftar upah lembar 1.
- Mencatat bukti kas keluar tersebut dalam jurnal umum. Jurnal yang dibuat adalah:
Barang dalam proses-biaya tng. Kerja langsung Rp. xx
Biaya overhead pabrik sesungguhnya Rp. xx
Biaya administrasi dan umum Rp. xx
Biaya pemasaran Rp. xx
Gaji dan Upah Rp. xx
c. Menyerahkan bukti kas keluar lembar 2 dan rekap daftar- upah lembar 1 ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya.
d. Menerima bukti kas keluar lembar i dari bagian utang dilampiri dengan daftar upah lembar 1 dan rekap daftar upah lembar 2.
e. Mencatat bukti kas keluar lembar 1 ke dalam register cek. Jurnal yang dibuat dalam register cek ini adalah:
bukti kas keluar yang akan dibayar Rp. xx
Kas Rp xx
f. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 1 dilampiri dengan daftar upah lembar
1 dan rekap daftar upah lembar 2 menurut nomor urut bukti kas keluar,
7. Bagian Kartu Persediaun dan Kartu Biaya
- Menerima bukti kas keluar lembar 2 dari jurnal, suku besar, dan laporan, dilampiri dengan rekap daftar upah lembar 1.
- Mencatat bukti kas keluar dalam kartu biaya.
- Mencatat rekap daftar upah ke dalam kartu harga pokok produk.
- Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 2 dilampiri dengan rekap daftar upah lembar 1 menurut namar urut bukti kas keluar.
SISTEM PENGAJIAN DAN PENGUPAHAN DALAM LINGKUNGAN PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK
Sistem penggajian dan pengupahan dalam perusahaan yang menggunakan komputer sebagai alat pengolah datanya Unit organisainya di Bagian Pengolahan Data Elektronik yang menangani pengolohan data penggajian dan pengupahan adalah Grup Pengawas, Konversi Data, dgn Operator Komputer. Semua dokumen yang masuk ke dan yang keluar dari Bagian Pengolahan data Elektronik harus melalui Grup pengawas untuk diverifikasi.
Uraian Kegiatan Sistem Penggajian dan Pengupahan dalam Lingkungan Pengolahon Data Elektronik
1. Bagian Kapegawaian
a. Membuat surat keputusan yang bersangkutan dengan perubahan data karyawan, seperti perubahan tarif upah, penambahan nama karyawan baru, penghentian karyawan, pemindahan karyawa, kenaikan golongan pangkat karyawan.
b. Menyerahkan surat keputusan yang telah diatorisasi oleh yang berwenang he Bagian Grup Pengawas, untuk memberikan otorisasi perubahan arsip data karyawan di komputer.
2. Bagian Pencatat Waktu
- Mencatat waktu hadiri tiap karyawan dalam kartu jam hadir.
- Menyerahkan kartu jam hadir kargawan ke bagian gaji dan upah.
3. Bagian Produksi
- Mencatat waktu kerja tiap tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk ke dalam kartu jam kerja.
- Mengerahkan kartu jam kerja ke bagian gaji dan upah.
4. Bagian Gaji dan Upah
- Menerima kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu.
- Menerima kartu jam kerja dari bagian produksi.
Sistem Penggajian dan Pengupahan dengan Komputer (lanjutan)
a. Membandingkan jam hadir dan jam kerja tenaga kerja langsung.
b. Membuat batch transfer form.
c. Mengirimkan batch transfer form dilampiri dengan kartu jam hadir dan kartu jam kerja.
d. Menerima daftar gaji dan upah lembur yang telah dicap lunar Bagian Kaso,
e. Mengarsipkan daftar gaji upah menurut tunggal.
5. Grup Pengawas
a. Menerima surat keputusan perubahan data karyawan dari bagian kepegawaian.
b. Menyerahkan surat keputusan perubahan data karyawan kepada konversi data.
c. Menerima batch transfer form dilampiri dengan kartu jam hadir dan kartu jam kerja dari bagian gaji dan upah.
d. Melakukan verifikesi dan log batch totals.
e. Menyimpan log dan control totals untuk nantinya akan dibondingkan dengan control totals yang dihasilkan dari proses komputer.
f. Menerima cek dilampiri dengan daftar gaji dan upah, surat pemberitahuan gaji dan upah, register bukti kas keluar, register cek, dan control totals.
g. Membandingkon control totals yang diterima dari operator komputer dengan log dan control totals yang dibuat oleh grup pengawas.
h. Mendistribusikan keluaran komputer yang diterima dari operator komputer tersebut sebagai berikut:
Cek, dilampiri dengan daftar gaji dan upah, surat pemberitahuan gaji dan upah, dan register cek dikirim ke bagian koso.
Register bukti kas keluar dikirim ke bagian utang.
6. Konversi Data
a. Menerima batch transfer form dilampiri dengan kartu jam hadir dan kartu jam kerja dari Grup Pengawas.
b. Memasukkan (entry) data salam kartu jam kerja dan kartu jam hadir. Kegiatan ini menghaslikan arsip transaksi gaji dan upah karyawan.
c. Mengirimkan arsip transaksi gaji dan upah karyawan ke operator komputer.
d. Menyerahkan batch tranfer form dilampiri dengan kartu jam hadir dan kartu jam kerja ke Bagian Gaji dan Upah via Grup Pengawas,
e. Menerima Surat keputusan perubahan data karyawan.
f. Memasukkan perubahan data karyawan ke dalam komputer. Kegiatan ini menghasilkan arsip perubahan data karyawan.
g. Menyerahkan arsip perubahan data karyawan ke Operator Komputer untuk mengupdate arsip induk data karyawan.
7. Operator Komputer
Kegiatan operator komputer dalam memproses pembayaran gaji dan upah terdiri dari 4 kali run program berikut ini :
1. Run 1
(1) Sart dan edit orsip perubahan data karyawan untuk mengupdate arsip induk data karyawan.
a. Sart dan edit arsip transaksi gaji dan upah untuk menghasilkan Arsip transaksi gaji dan upah yang valid.
2. Run 2
(1) Dengan menggunakan arsip transaksi gaji dan upah yang valid dan Arsip induk data karyawan mengupdate berbagai arsip berikut ini:
Arsip induk penghasilan karyawan
Arsip induk biaya
Arsip induk utang
Arsip induk harga pokok produk
(2) Mencetak daftar gaji, surat pemberitahuan gaji dan upah, register bukti kas keluar, dan penyimpangan dan control totals.
4. Mengirimkan daftar gaji dan upah, Surat pemberitahuan gaji dan upah, register kas keluar, dan penyimpangan dan control totals ke Grup Pengawas.
5. Run 2
(1) Membaca dan mensortosi arsip induk utang untuk menghasilkan arsip bukti kas keluar yang Akan dibayar.
6. Pun 4
(1) Mencetak cek dan register cek dari arsip bukti kas keluar yang Akan dibayar.
(2) Mengupdate arsip induk utang.
7. Mengirimkan cek, register cek, dan control totals ke Grup Pengawas.
8. Bagian Kasa
a. Menerima cek dilampiri dengan daftar gaji dan upah, surat pemberitahuan gaji dan upah, dan register cek dari Grup Pengawas,
b. Memintakan otorisasi atas cek
c. Menguangkon cek ke bank.
d. Memasukkan uang gaji dan upah dan surat pemberitahuan gaji dan upah ke dalam amplop gaji dan upah tiap-tiap karyawan.
e. Membagikan amplop gaji dan upah (yang didalamnya terdapat uang gaji dan upah serta surat pemberitahuan gaji dan upah) kepada karyawan yang berhak.
f. Meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan gaji dan upah dari karyawan pada daftar gaji dan upah.
g. Membubuhkan cap lunas pada daftar upah.
h. Mengirimkan daftar upah yang telah dicap lunas ke Bagian Gaji dan Upah
i. Mengarsipkan register cek menurut tunggal.
A. DISTRIBUSI GAJI DAN UPAH
Distribusi gaji dan upah ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnyo (gaji dan upah, tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut hubungannya dengan depertemen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi di antara berbagai jenis klasifikasi
Distribusi gaji dan upah umumnya dilakukan dengan metode berikut ini:
1. Metode rekening berkolom.
2. Metode summary strip: tiket tunggal.
3. Metode distribusi dengan komputer.
Metode rekening berkolom. Jika misalnya manajemen menginginkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya perdeportemen, maka laporan ini dapat dihasilkan dengan manyediakan rekening biaya berkolam untuk tiap departemen dalam buku pembantu biaya:
Metode summary strip: tiket tunggal. Distribusi upah langsung dapat dilakukan dengan membuat kartu jam kerja untuk tiap order produksi. Kartu jam kerja kemudian diisi dengan tarif upah karyawan yang bekerja untuk order produksi tersebut dan dikalikan jumlah jam kerja, serta disimpan dalam arsip
Sementara menurut order produksi. Lihat contoh kartu jam kerja dalam gombar, 10.3. Secara periodik kartu jam kerja ini ditotal jumlah rupiahnya, dan dicatat dalam kartu harga pokok produk. Untuk tenaga kerja tak langsung, kartu jam kerjanya di isi dengan tarif upohnya kemudian disortasi menurut klosifikasi biaya tenaga kerja menurut jenis dan departemen. Jumiah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung menurut klasifikasi jenis dan departemen tersebut diringkas dan diposting ke dalam summary strip, yang sekaligus berfungsi sebagai laparan biaga tenaga kerja. Prosedur distribusi gaji dan upah dengan metode summary strip: tiket tunggal dapat dilihat dalam gambaor 10.13
Sumber : Referensi Buku, dan Pengetahuan Perkuliahan
^^ Semoga Bermanfaat ^^
perhitungan penggajian dan pengupahan emang penting.. tapi kalo manual agak ribet ya, ga kaya kalo kita bikin sistem penggajian make software kaya Haermes HRIS
ReplyDeleteperhitungan penggajian dan pengupahan emang penting.. tapi kalo manual agak ribet ya, ga kaya kalo kita bikin sistem penggajian make software kaya Haermes HRIS
ReplyDeletebetul sekali mba :)
Delete